Cara Membuat Database Di Microsoft Excel


Membuat Database Di Microsoft Excel – Database merupakan salah satu hal yang seakan tak bisa lepas dari kehidupan manusia. Database dimanfaatkan dalam berbagai pekerjaan, mulai dari bisnis, sekolah, hingga penjualan toko dan dalam pembuatan website caraharian ini juga wajib menggunakan database.

Karena fungsinya yang sangat penting, saat ini ada banyak software yang bisa dimanfaatkan untuk mengolah database. Di samping itu saat ini cara membuat database juga lebih beragam. Salah satu di antaranya adalah dengan menggunakan Microsoft Excel.

Pada kesempatan ini kami jelaskan bagaimana cara membuat database dengan Microsoft Excel. Akan tetapi sebelum masuk ke materi utama, kita bahas terlebih dahulu seputar database dan Microsoft Excel.

Pengertian dan Manfaat Database

Database adalah kumpulan berbagai data dan informasi yang tersimpan dan tersusun dalam komputer secara sistematik. Basis data ini bisa diperiksa, diolah maupun dimanipulasi dengan memanfaatkan suatu program komputer.

Database biasa digunakan dalam beberapa hal. Termasuk dalam suatu perusahaan berskala besar ataupun kecil. Ada beberapa fungsi dan manfaat database yang perlu Anda ketahui. Berikut adalah manfaat database:

  1. Menyimpan data penting
  2. Melakukan efisiensi ruang penyimpanan
  3. Memudahkan proses pencarian data yang dibutuhkan
  4. Bisa melihat data dengan jelas
  5. Memperoleh data yang akurat
  6. Sebagai acuan data promo bisnis

Baca juga: Membuat Database Di CMD Windows

Pengertian Microsoft Excel

Microsoft Excel merupakan software yang lazim dijumpai pada komputer perkantoran. Bahkan Excel juga menjadi salah satu syarat bagi pelamar ketika ingin menduduki posisi tertentu pada perusahaan.

Microsoft Excel adalah program aplikasi lembar kerja spreadsheet yang dibuat oleh Microsoft Corporation untuk PC atau laptop yang menjalankan sistem operasi Microsoft Windows maupun Mac OS. Software ini memiliki beberapa nama atau sebutan, di antaranya Microsoft Office Excel, MS. Excel atau sering disebut sebagai Excel saja.

Microsoft Excel mempunyai beragam manfaat, mulai dari mengolah data berupa angka, membuat laporan keuangan, hingga melakukan analisis statistik. Berikut adalah kegunaan Excel:

  • Membuat, menyunting, mengurutkan, meringkas, memformat dan menganalisis data dan grafiknya
  • Membuat anggaran keuangan dan catatan keuangan
  • Melakukan analisis dan riset harga di pasaran
  • Melakukan perhitungan statistik
  • Menghitung dan mengelola investasi, penjualan, pinjaman, inventaris dan lain-lain
  • Membantu sektor bisnis untuk mempermudah menyusun laporan keuangan
  • Membuat daftar nilai siswa atau mahasiswa
  • Konversi nilai mata uang
  • Melakukan penelitian dengan beragam metode penelitian
  • Sarana pembelajaran logika dan komputer
  • Membuat grafik persamaan matematika
  • Membuat program Excel dengan Visual Basic

Selain fungsi-fungsi di atas tentu saja masih ada fungsi lainnya dari Microsoft Excel. Tinggal disesuaikan saja dengan kebutuhan.

Membuat Database di Microsoft Excel

Kebanyakan orang biasanya memanfaatkan software yang memang khusus dipakai untuk mengolah database. Akan tetapi kita tetap bisa memanfaatkan Microsoft Excel untuk melakukannya. Sebab Microsoft Office atau software pengolah kata atau data lainnya umumnya sudah terinstal pada PC atau laptop baru. Sehingga kita bisa langsung mengeksekusi tanpa perlu menginstal software tambahan lagi.

Lewat Excel ada dua cara yang bisa Anda manfaatkan. Yakni cara manual dan otomatis. Yang dimaksud otomatis atau manual adalah pembuatan tabelnya. Akan tetapi pada tutorial ini kami jelaskan adalah cara otomatis agar memudahkan Anda dalam membuat database. Langsung saja berikut langkah selengkapnya.

  1. Setelah membuka program Microsoft Excel atau software pengolah angka lainnya, buat data tabel terlebih dahulu. Misalnya adalah:
    • Nomor item
    • Nama produk atau item
    • Jumlah produk
    • Harga per pcs produk
    • Harga borongan produk
    • Jumlah penjualan
    • Total pendapatan
  2. Sesudah data tabel selesai dibuat, langkah berikutnya adalah blok semua data tabel yang baru saja kita buat.
  3. Berikutnya klik tab Insert di sisi atas.
  4. Klik menu Table.
  5. Akan muncul kotak dialog yang mengonfirmasi pembuatan data dengan range yang Anda pilih. Klik tombol OK.
  6. Secara otomatis tabel akan terbentuk, lengkap dengan warna untuk memudahkan kita membaca data di dalamnya.

Kita sudah berhasil membuat database sederhana dengan Excel. Anda dapat mengisi data-data yang diperlukan sesuai dengan kebutuhan. Setelah selesai Anda bisa menyimpan tabel tersebut.

Tidak hanya itu, Anda juga bisa mengubah mengubah style dari tabel yang Anda buat. Caranya adalah sebagai berikut:

  1. Blok tabel yang Anda buat
  2. Klik tab Design
  3. Klik tanda panah di bagian bawah menu Table Style
  4. Sesudah itu klik style yang ingin diterapkan.

Fungsi Database di Excel

Pada dasarnya Microsoft Excel dan software sejenisnya tidak dirancang khusus untuk mengolah database. Meskipun demikian kita tetap bisa memanfaatkan program tersebut untuk menangani database. Microsoft menyertakan beberapa fungsi atau rumus database pada Excel yang bisa dimanfaatkan untuk mengelola database.

Pada Microsoft Excel database dapat diartikan sebagai sekelompok data pada range data atau rentang sel tertentu yang saling terkait dan sudah disusun sedemikian rupa. Baris pertama pada suatu data tersebut berisi label untuk masing-masing kolom yang disebut Field atau bidang data Sedangkan baris-baris selanjutnya disebut Record atau rekaman data.

Pada Microsoft Excel ada sekitar 12 fungsi yang masuk dalam kategori fungsi database Excel atau juga disebut dengan istilah Fungsi D. Fungsi atau rumus tersebut antara lain:

  1. Fungsi DSUM
  2. Fungsi DAVERAGE
  3. Fungsi DMAX
  4. Fungsi DMIN
  5. Fungsi DCOUNT
  6. Fungsi DCOUNTA
  7. Fungsi DGET
  8. Fungsi DPRODUCT
  9. Fungsi DSTDEV
  10. Fungsi DSTDEVP
  11. Fungsi DVAR
  12. Fungsi DVARP

Jika diperhatikan sekilas fungsi database Excel ampak mirip dengan fungsi statistik pada umumnya. Kendati demikian tetap ada perbedaan. Fungsi database pada Excel memang dibuat khusus untuk menangani pengelolaan database. Sementara fungsi statistik umum dipakai pada pengelolaan range atau rentang data secara umum.

Baca juga: Normalisasi Database

Cara Mengoperasikan Fungsi Database Excel

Cara menggunakan rumus database Excel sebenarnya sama saja dengan rumus-rumus lainnya. Sintaksis yang digunakan kurang lebih seperti berikut:

NAMA_FUNGSI(Database; Field; Kriteria)

Perbedaannya terletak pada nama fungsi yang akan digunakan untuk memperoleh hasil tertentu sesuai dengan fungsinya. Jika diamati, pada sintaksis di atas terdapat 3 argumen, yakni database, field dan kriteria. Berikut akan dijelaskan singkat mengenai ketiganya.

Database

Argumen database adalah range data atau rentang sel yang membentuk suatu daftar atau database tertentu yang akan diagregasi hasilnya.

Field

FIeld pada sintaksis di atas merupakan field atau kolom mana yang akan diagregasi atau dipakai dalam suatu fungsi database. Argumen tersebut dapat diisi dengan label atau nama field.

Selain itu juga bisa diisi dengan angka tertentu yang menunjukkan nomor urut posisi field tersebut pada kolom-kolom database dari arah kiri. Contohnya angka 1 menunjukkan field atau kolom pertama. Sedangkan angka 2 menunjukkan field atau kolom kedua dalam database.

Kriteria

Kriteria merupakan rentang sel atau range data lain yang berisi kriteria atau syarat tertentu yang ditentukan sebagai acuan dalam fungsi database. Kriteria memuat paling sedikit 2 baris data, dimana baris pertama memuat label data yang sama dengan label field pada database. Sedangkan baris-baris berikutnya merupakan acuan kriteria, syarat maupun kondisi tertentu yang akan diterapkan.



Loading...

Leave a Comment