Cara Membuat Surat Resmi Di Word Yang Benar


Cara Membuat Surat Resmi Di Word – Sebagian besar dari Anda mungkin sudah tahu apa yang dimaksud dengan surat resmi dan bagaimana cara membuatnya. Sebenarnya cara untuk membuat surat resmi tidak terlalu sulit dan bahkan bisa Anda lakukan dengan sendiri.

Sebelumnya perlu diketahui bahwa kegiatan surat menyurat sekarang ini sudah mulai berkurang. Hal ini karena teknologi yang sudah semakin berkembang karena kebanyakan orang beralih menggunakan SMS ataupun e-mail.

Cara Membuat Surat Resmi Di Word Yang Benar

Namun hal tersebut tidak berlaku bagi surat resmi karena masih terus diperlukan hingga sekarang ini. Alasannya tak lain karena surat  resmi merupakan sebuah surat yang dikeluarkan secara langsung oleh instansi pemerintah ataupun badan tertentu yang mempunyai payung hukum.

Nah, karena surat resmi memiliki peran yang cukup penting maka pada kesempatan kali ini kami akan menjelaskan bagaimana cara membuat surat resmi dengan baik dan benar. Namun sebelum itu kami akan menjelaskan terlebih dahulu mengenai pengertian surat resmi.

Baca juga: Cara Membuat Kop Surat

Pengertian Surat Resmi

Menurut KBBI atau Kamus Besar Bahasa Indonesia pengertian surat resmi adalah sebuah surat yang digunakan untuk berbagai kepentingan resmi baik itu perseorangan, instansi, ataupun organisasi. Seperti misalnya surat undangan, surat edaran, surat pemberitahuan, dan lain sebagainya.

Sehingga bisa diartikan secara sederhana bahwa surat resmi merupakan berbagai jenis surt yang dikeluarkan langsung oleh instansi resmi. Bisa digunakan untuk banyak kepentingan, baik itu yang bersifat umum ataupun khusus yang diberikan secara langsung kepada perseorangan, organisasi, ataupun instansi resmi yang lainnya.

Fungsi Surat Resmi

Fungsi Surat Resmi

Surat resmi mempunyai fungsi utama yang akan membantu sebuah instansi untuk mengajak, memberitahu, menghimbau, ataupun melarang dari suatu kegiatan kedinasan ataupun kegiatan non-kedinasan.

Jika misalnya perserorangan, organisasi, ataupun suatu instansi tertentu mendapatkan surat resmi maka secara tidak langsung surat resmi telah menjadi perwakilan secara tertulis dan sah. Dengan demikian perintah surat resmi tersebut harus dikerjakan oleh penerimanya.

Dari sekian banyaknya fungsi, berikut ini adalah beberapa fungsi surat resmi lainnya yang perlu Anda ketahui:

  1. Dokumen Tertulis

Dalam membuat surat resmi yang dikeluarkan oleh sebuah instansi, surat resmi yang diberikan ke administrasi penerima memiliki tujuan sebagai dokumen tertulis untuk digunakan sebagai bahan arsip dari instansi yang menerima surat tersebut.

  1. Pedoman Kerja

Surat resmi juga memiliki fungsi sebagai pedoman kerja secara tertulis pada surat tersebut. Keberadaan pedoman kerja ini secara tidak langsung menjadi surat resmi yang diberikan kepada penerima yang juga memiliki fungsi sebagai surat kontrak kerja.

  1. Sarana Komunikasi

Meskipun teknologi sudah semakin maju dan penggunaan surat-menyurat sudah mulai jarang digunakan dengan media elektronik. Tetapi dalam berbagai kasus contoh surat resmi secara tertulis masih harus digunakan dalam bentuk formalitas untuk menyampaikan maksud dan tujuan.

  1. Jaminan

Selain itu di beberapa kasus surat resmi juga memiliki fungsi sebagai penjamin atau surat jaminan yang bisa digunakan menjadi jaminan ketika ingin melakukan transaksi atau kerja sama. Adapun beberapa contoh surat resmi yang biasa digunakan sebagai jaminan adalah surat perjanjian, surat kuasa, atau surat jaminan yang langsung dibuat.

  1. Surat Keterangan

Ada banyak sekali contoh surat resmi langsung ataupun tidak langsung yang dikeluarkan oleh berbagi instansi terkait. Salah satunya yaitu surat keterangan, pada surat keterangan memiliki tujuan menjelaskan suatu kondisi yang tertentu.

Seperti misalnya surat keterangan meninggal dunia, surat keterangan sakit, surat keterangan tidak mampu dan berbagai contoh surat keterangan yang lainnya.

Cara Membuat Surat Resmi di Microsoft Word Menggunakan Template

Pada pembahasan selanjutnya kami akan langsung menjelaskan bagaimana cara membuat surat resmi dengan mudah. Disini kami menggunakan salah satu program Microsoft Office, yaitu Microsoft Word dengan menggunakan fasilitas template.

Untuk membuat surat resmi dengan fasilitas template yang sudah disediakan oleh Microsoft Word maka Anda tidak perlu bingung lagi mengotak atik ukuran. Anda hanya perlu melakukan settingan saja. Untuk lebih jelasnya mari langsung saja tahapan caranya berikut ini:

Langkah 1: Silahkan Anda buka terlebih dahulu program Microsoft Word yang ada di komputer atau laptop Anda. Kemudian klik Office Button lalu pilih New.

Membuat Surat Resmi di Microsoft Word Menggunakan Template

Langkah 2: Anda harus memilih Installed Templates kemudian pilih salah satu jenis surat yang tersedia, seperti misalnya Oriel Letters. Kemudian langsung saja klik Create, untuk lebih jelasnya silahkan perhatikan gambar berikut ini.

Membuat Surat Resmi di Microsoft Word Menggunakan Template

Langkah 3: Selanjutnya akan muncul seperti gambar berikut ini.

Membuat Surat Resmi di Microsoft Word Menggunakan Template

Langkah 4: Jika sudah maka tinggal Anda sesuaikan sendiri kop suratnya dan jangan lupa untuk isi dari surat yang ingin dibuat.

Baca juga: Cara Membuat Mail Merge Di Word

Cara Membuat Surat Resmi di Microsoft Word Secara Manual

Selain menggunakan fitur template, Anda juga bisa membuat surat resmi secara manual di Microsoft Word. Adapun langkah-langkah untuk membuat surat resmi secara manual di Microsoft Word adalah sebagai berikut:

Langkah 1: Silahkan Anda buka terlebih dahulu program Microsoft Word kemudian atur ukuran kertas yang Anda gunakan pada ukuran A4. Caranya adalah dengan klik Page Layout > pilih Size kemudian pilihan ukuran kertas A4. Pastikan bahwa Ruller sudah aktif.

membuat surat resmi di ms word manual

Langkah 2: Pada surat-surat resmi pada umumnya akan menggunakan kop surat. Cara untuk membuat kop surat ini adalah dengan melakukan double klik di bagian atas lembar kerja. Kemudian di lembar kerja akan tampil Header dan untuk tampilannya seperti gambar di bawah ini.

membuat surat resmi di ms word manual

 

Langkah 3: Silahkan tulis nama instansi atau lembaga lengkap dengan alamatnya di header tersebut. Jika misalnya Anda ingin menambahkan gambar atau logo pada kop surat, caranya adalah dengan pilih menu insert kemudian pilih Picture.

membuat surat resmi di ms word manual

Kemudian pilih gambar atau logo yang ingin dimasukkan dan jangan lupa untuk mengatur posisi gambarnya. Adapun cara untuk mengatur posisi gambarnya adalah dengan klik kanan pada gambar atau logo tersebut kemudian pilih Wrap Text > pilih Through. Contohnya adalah seperti gambar di bawah ini.

Langkah 4: Sementara itu, cara untuk membuat garis pada kop surat seperti gambar diatas adalah dengan pilih menu instert > pilih Shapes > pilih line. Jika sudah silahkan tarik garis dari kiri ke kanan pada garis.

membuat surat resmi di ms word manual

Langkah 5: Selanjutnya silahkan tulis surat resmi yang akan dibuat. Pada bagian bawah kop surat sudah ada nomor surat, perihal dan juga lampiran. Disamping itu, juga ada pembuka surat, isi surat dan penutup.

Bahkan di bagian pojok kanan bawah juga ada keterangan tanggal, nama dan juga tanda tangan pihak dari suatu instansi terkait yang membuat surat resmi tersebut.

Demikian informasi yang dapat kami sampaikan pada pembahasan kali ini di website caraharian mengenai cara membuat surat resmi dengan mudah di Microsoft Office Word. Semoga apa yang telah kmi sampaikan kali ini bisa memberikan manfaat bagi pembaca semua. Terima kasih sudah berkunjung.



Loading...

Leave a Comment