Skip to content
Cara Membuat Surat Resmi Di Word – Sebagian besar dari Anda mungkin sudah tahu apa yang dimaksud dengan surat resmi dan bagaimana cara membuatnya. Sebenarnya cara untuk membuat surat resmi tidak terlalu sulit dan bahkan bisa Anda lakukan dengan sendiri.
Sebelumnya perlu diketahui bahwa kegiatan surat menyurat sekarang ini sudah mulai berkurang. Hal ini karena teknologi yang sudah semakin berkembang karena kebanyakan orang beralih menggunakan SMS ataupun e-mail.
Namun hal tersebut tidak berlaku bagi surat resmi karena masih terus diperlukan hingga sekarang ini. Alasannya tak lain karena surat resmi merupakan sebuah surat yang dikeluarkan secara langsung oleh instansi pemerintah ataupun badan tertentu yang mempunyai payung hukum.
Nah, karena surat resmi memiliki peran yang cukup penting maka pada kesempatan kali ini kami akan menjelaskan bagaimana cara membuat surat resmi dengan baik dan benar. Namun sebelum itu kami akan menjelaskan terlebih dahulu mengenai pengertian surat resmi.
Baca juga: Cara Membuat Kop Surat
Pengertian Surat Resmi
Menurut KBBI atau Kamus Besar Bahasa Indonesia pengertian surat resmi adalah sebuah surat yang digunakan untuk berbagai kepentingan resmi baik itu perseorangan, instansi, ataupun organisasi. Seperti misalnya surat undangan, surat edaran, surat pemberitahuan, dan lain sebagainya.
Sehingga bisa diartikan secara sederhana bahwa surat resmi merupakan berbagai jenis surt yang dikeluarkan langsung oleh instansi resmi. Bisa digunakan untuk banyak kepentingan, baik itu yang bersifat umum ataupun khusus yang diberikan secara langsung kepada perseorangan, organisasi, ataupun instansi resmi yang lainnya.
Fungsi Surat Resmi
Surat resmi mempunyai fungsi utama yang akan membantu sebuah instansi untuk mengajak, memberitahu, menghimbau, ataupun melarang dari suatu kegiatan kedinasan ataupun kegiatan non-kedinasan.
Jika misalnya perserorangan, organisasi, ataupun suatu instansi tertentu mendapatkan surat resmi maka secara tidak langsung surat resmi telah menjadi perwakilan secara tertulis dan sah. Dengan demikian perintah surat resmi tersebut harus dikerjakan oleh penerimanya.
Dari sekian banyaknya fungsi, berikut ini adalah beberapa fungsi surat resmi lainnya yang perlu Anda ketahui:
- Dokumen Tertulis
Dalam membuat surat resmi yang dikeluarkan oleh sebuah instansi, surat resmi yang diberikan ke administrasi penerima memiliki tujuan sebagai dokumen tertulis untuk digunakan sebagai bahan arsip dari instansi yang menerima surat tersebut.
- Pedoman Kerja
Surat resmi juga memiliki fungsi sebagai pedoman kerja secara tertulis pada surat tersebut. Keberadaan pedoman kerja ini secara tidak langsung menjadi surat resmi yang diberikan kepada penerima yang juga memiliki fungsi sebagai surat kontrak kerja.
- Sarana Komunikasi
Meskipun teknologi sudah semakin maju dan penggunaan surat-menyurat sudah mulai jarang digunakan dengan media elektronik. Tetapi dalam berbagai kasus contoh surat resmi secara tertulis masih harus digunakan dalam bentuk formalitas untuk menyampaikan maksud dan tujuan.
- Jaminan
Selain itu di beberapa kasus surat resmi juga memiliki fungsi sebagai penjamin atau surat jaminan yang bisa digunakan menjadi jaminan ketika ingin melakukan transaksi atau kerja sama. Adapun beberapa contoh surat resmi yang biasa digunakan sebagai jaminan adalah surat perjanjian, surat kuasa, atau surat jaminan yang langsung dibuat.
- Surat Keterangan
Ada banyak sekali contoh surat resmi langsung ataupun tidak langsung yang dikeluarkan oleh berbagi instansi terkait. Salah satunya yaitu surat keterangan, pada surat keterangan memiliki tujuan menjelaskan suatu kondisi yang tertentu.
Seperti misalnya surat keterangan meninggal dunia, surat keterangan sakit, surat keterangan tidak mampu dan berbagai contoh surat keterangan yang lainnya.
Cara Membuat Surat Resmi di Microsoft Word Menggunakan Template
Pada pembahasan selanjutnya kami akan langsung menjelaskan bagaimana cara membuat surat resmi dengan mudah. Disini kami menggunakan salah satu program Microsoft Office, yaitu Microsoft Word dengan menggunakan fasilitas template.
