Cara Membuat Jadwal Kerja Di Excel


Jadwal Kerja Di Excel – Dengan Microsoft Excel kita bisa melakukan banyak pekerjaan dengan mudah dan cepat. Salah satu di antaranya adalah dalam menyusun jadwal kerja. Aplikasi ini memang mempunyai segudang manfaat, tidak hanya sebatas pada perhitungan atau analisis data saja.

Membuat jadwal pekerjaan, terutama dengan sistem shift terdengar cukup merepotkan. Apalagi jika dalam sebuah perusahaan ada banyak sekali karyawan. Sehingga akan sangat merepotkan jika harus menyusunnya secara manual.

Akan tetapi tidak perlu khawatir, sebab kita bisa menyusunnya dengan bantuan Excel. Ada beberapa langkah yang perlu dipahami agar Anda dapat membuat jadwal kerja dengan mudah dan cepat. Langsung saja mari kita bahas tutorialnya. 

Baca juga: Cara Menghitung Masa Kerja Di Excel

Langkah Menyusun Jadwal Kerja Shift

Sebelum mempraktekkan langkah-langkah di bawah ini pastikan pada perangkat Anda sudah terinstal Microsoft Excel. Tidak perlu menggunakan versi terbaru, Anda bisa menggunakan versi berapa saja. Pada contoh ini kami gunakan Microsoft Excel 2019. Berikut tutorial yang bisa Anda simak:

  • Buat dokumen baru pada Microsoft Excel.
  • Buat sebuah tabel dengan format mingguan atau bulanan sesuai dengan kebutuhan. Tabel ini nantinya dipakai untuk menyusun jadwal shift karyawan. Sebagai contoh kami membuat tabel jadwal shift mingguan yang bisa Anda lihat pada gambar di bawah ini.
  • Setelah itu ketikkan kode P (pagi) pada seluruh isian tabel untuk memudahkan Anda dalam membagi shift kerja nantinya.

  • Berikutnya buat rumus penjumlahan untuk menghitung berapa hari libur, shift pagi, sore, malam, serta jam kerja dalam kurun waktu tertentu. Untuk dicatat jam kerja ini menjadi acuan untuk semua karyawan agar memperoleh jam kerja yang sama. Sehingga tidak menimbulkan masalah di kemudian hari terkait pembagian jam kerja yang dinilai tidak adil oleh karyawan.
  • Misalnya hari libur kita beri kode L, lalu pagi diberikan kode P, sore S, dan malam M.

  • Pada masing-masing kolom tersebut isi rumus seperti berikut:
    • Kode L: =COUNTIF(range baris;”L”)
    • Kode P: =COUNTIF(range baris;”P”)
    • Kode S: =COUNTIF(range baris;”S”)
    • Kode M: =COUNTIF(range baris;”M”)
    • Jam: =(kolom P*6)+(Kolom S*6)+(Kolom M*12)
  • Selesai menuliskan rumus di atas, langkah selanjutnya adalah membuat tabel untuk menjumlahkan berapa orang yang masuk shift pagi, sore, maupun malam pada masing-masing hari. Lebih jelasnya silakan simak gambar berikut.

  • Pada masing-masing baris masukkan rumus dengan format di bawah ini:
    • Pagi: =COUNTIF(range kolom;”P”)
    • Sore: =COUNTIF(range kolom;”S”)
    • Malam: =COUNTIF(range kolom;”M”)
  • Selanjutnya kita perlu mengatur agar huruf “L” atau hari libur yang dimasukkan ke dalam tabel akan berubah warna secara otomatis menjadi merah. Tujuannya untuk mempermudah membaca informasi tabel jadwal kerja dan menghindari kesalahan.
  • Caranya seleksi seluruh isian jadwal kerja pada tabel.
  • Klik tab Home klik Conditional Formatting, arahkan kursor ke Highlight Cells Rules, dan klik Text The Contains.

  • Akan muncul kotak dialog baru. Silakan masukkan huruf “L“ pada isian di sisi kiri. Dan pastikan pada menu dropdown yang dipilih adalah opsi Light Red Fill with Dark Red Text. Setelah itu klik tombol OK.

Catatan

Pada fungsi Excel di atas silakan ganti isian range kolom dan range baris sesuai dengan yang ada pada tabel Anda. Misalnya untuk range baris diganti menjadi =COUNTIF(D3:J3;”L”) dan untuk range kolom menjadi =COUNTIF(D3:D12;”P”). Tinggal sesuaikan dengan data yang Anda miliki.

Untuk dicatat, pada contoh di atas kami gunakan tanda titik koma (;) pada fungsi yang kami masukkan. Pada beberapa PC mengharuskan Anda memasukkan tanda koma (,). Silakan sesuaikan dengan pengaturan masing-masing PC atau laptop yang Anda gunakan.

Ada beberapa kelebihan dan kekurangan jika membuat jadwal kerja dengan Microsoft Excel. Kelebihannya kita bisa membuat jadwal kerja shift sesuai kebutuhan. Kita bisa leluasa mendesain tabel ataupun memasukkan informasi-informasi lain ke dalam jadwal kerja. Di samping itu software ini biasa sudah disertakan pada PC atau laptop sehingga kita bisa langsung menggunakannya tanpa perlu menginstal terlebih dahulu.

Hanya saja kekurangannya semua harus dimasukkan satu per satu. Mulai dari daftar karyawan, memasukkan tabel jadwal kerja, hingga rumus untuk menghitung jam, hari kerja, ataupun jumlah karyawan yang masuk pada hari tertentu. Selain itu tidak semua orang paham untuk mengoperasikan Microsoft Excel.

Regulasi Jam Kerja di Indonesia

Untuk menyusun jadwal kerja shift Anda perlu memahami peraturan yang berlaku di Indonesia terkait hal tersebut. Anda harus mengacu aturan Undang-undang Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan ayat (1) yang isinya:

  1. 7 (tujuh) jam 1 (satu) hari dan 40 (empat puluh) jam 1 (satu) minggu untuk 6 (enam) hari kerja dalam 1 (satu) minggu; atau
  2. 8 (delapan) jam 1 (satu) hari dan 40 (empat puluh) jam 1 (satu) minggu untuk 5 (lima) hari kerja dalam 1 (satu) minggu.

Dari Undang-undang di atas perusahaan harus menerapkan aturan jam sesuai maksimal total jam kerja per minggu. Tujuannya supaya perusahaan dapat menentukan jam kerja lembur jika shift melebihi jam kerja maksimal pada satu minggu.

Macam Shift Kerja

Untuk perusahaan yang menerapkan jam kerja shift ada beberapa macam yang dapat dipilih sesuai kebutuhan. Ada tiga macam shift kerja yang berlaku saat ini, antara lain 3 Shift dengan 4 grup, 3 shift dengan 3 grup, dan 2 shift dengan 3 grup atau biasa disebut dengan long shift.

Walaupun mempunyai sistem jam kerja yang berbeda-beda, seluruh penjadwalan shift tersebut tetap berpedoman pada aturan pemerintah. Artinya masing-masing karyawan atau pegawai diperbolehkan bekerja maksimal 40 jam dalam satu minggu.

Tips Membuat Jadwal Kerja

Pahami Regulasi yang Berlaku

Sebelum mulai menyusun jadwal kerja penting bagi Anda untuk mengetahui regulasi atau peraturan terkait jam kerja karyawan. Sehingga kegiatan perusahaan dapat berlangsung dengan baik, tanpa adanya ancaman sanksi ataupun protes dari para karyawan.

Mengetahui Jam Sibuk Bisnis

Masing-masing perusahaan mempunyai jam sibuk yang berbeda-beda. Maka dari itu Anda perlu mengamatinya di jam-jam berapa kantor Anda sibuk. Sehingga Anda bisa menempatkan lebih banyak karyawan pada jam tersebut.

Membagi Karyawan dalam Kelompok

Adanya kelompok shift kerja karyawan bisa memudahkan Anda untuk mengatur jadwal kerja shift karyawan. Apabila bisnis atau perusahaan Anda beroperasi 24 jam penuh maka Anda bisa membagi kelompok shift menjadi 4.

Memberlakukan Shift Kerja Rolling

Dalam menyusun jadwal kerja usahakan tidak ada jam kerja shift karyawan yang permanen. Setidaknya setiap satu minggu sekali karyawan harus berganti jadwal shift. Bukan tanpa alasan, hal ini bisa menjadi faktor meningkatnya produktivitas karyawan. Tak terkecuali kebahagiaan karyawan saat bekerja.

Baca juga: Cara Membuat Kurva S Dengan Mudah

Sekian tutorial excel mengenai cara membuat jadwal kerja shift dengan memakai software Microsoft Excel yang bisa kami sampaikan untuk Anda. Sisanya silakan kembangkan sendiri sesuai keinginan dan kebutuhan.

Dari contoh di atas Anda tinggal memasukkan jadwal kerja masing-masing karyawan.

Nantinya tabel perhitungan akan terisi secara otomatis.

Jangan lupa untuk memastikan jam kerja masing-masing karyawan agar mendapatkan porsi yang sama.



Loading...

Leave a Comment