Cara Menghitung Waktu Kerja Di Excel


Cara Menghitung Waktu Kerja – Software Microsoft Excel biasa dipakai untuk berbagai keperluan yang berkaitan dengan data atau angka. Banyak sekali hal yang bisa dilakukan oleh aplikasi yang satu ini. Sehingga tak mengherankan jika Excel menjadi salah satu program terpopuler di seluruh dunia. Salah satu kemampuannya yang bisa kita manfaatkan adalah menghitung jam kerja.

Menjumlahkan ataupun mengurangi angka biasa adalah hal yang mudah. Akan tetapi lain ceritanya jika ingin mencari tahu jam kerja atau ingin mengetahui selisih jam. Mengetahui rumus untuk menghitung waktu kerja akan memudahkan kita saat ingin melakukan perhitungan jam kerja karyawan, menghitung jam lembur, dan lain sebagainya.

Pada artikel ini kami berikan penjelasan lebih lengkap mengenai perhitungan waktu kerja. Ada beberapa cara yang bisa digunakan sesuai dengan kebutuhan. Tidak hanya itu, kami juga akan jelaskan bagaimana perhitungan masa kerja. Silakan simak tutorial berikut.

Baca juga: Cara Menghitung Gaji Karyawan

Menghitung Waktu dengan Menguranginya

Cara pertama yang bisa Anda coba adalah dengan langsung mengurangi waktu awal dengan waktu akhir. Cara ini bisa dipakai untuk mengetahui seberapa lama seorang karyawan bekerja, atau berapa lama durasi untuk melakukan sebuah tugas.

Langsung saja silakan simak caranya di bawah ini:

  • Buka Microsoft Excel yang terpasang pada perangkat Anda.
  • Umumnya sebuah worksheet akan terbuka. Anda bisa mengetik atau memasukkan angka di sel mana saja.
  • Silakan masukkan data-data yang dibutuhkan. Misalnya pada contoh ini kami masukkan 5 nama, berikut jam mulai kerja dan jam selesai kerja.

  • Jangan lupa menambahkan kolom untuk menghitung selisih antara waktu selesai kerja dengan waktu mulai kerja.
  • Berikutnya kita perlu memasukkan rumus untuk mengurangi waktu di kolom Berakhir dengan kolom Mulai.
  • Caranya tulis rumus = sel di kolom Berakhir – sel di kolom Mulai. Misalnya pada contoh ini kami ketikkan rumus =C2-B2 pada sel D2. Lalu tekan tombol Enter untuk mengetahui hasilnya.

  • Untuk memunculkan hasil di sel-sel berikutnya, Anda hanya perlu drag atau tekan tahan dan geser titik kecil di sel yang sudah Anda isikan rumus sebelumnya ke bawah atau ke samping.

  • Hasil perhitungan akan muncul sesuai dengan angka-angka yang tercantum di masing-masing sel.

Tips

Anda bisa mengolah selisih atau lama waktu kerja dengan menjumlahkannya. Sehingga Anda mengetahui total dari waktu kerja seluruh karyawan. Caranya bisa langsung dengan menggunakan fungsi SUM. Misalnya berdasarkan contoh di atas rumus yang dimasukkan adalah =SUM(D2:D5).

Perlu dicatat, dalam penulisan rumus di atas tidak perlu ada spasi. Artinya fungsi diketikkan tanpa ada tambahan spasi sama sekali.

Menghitung Waktu Kerja Lebih dari 24 Jam

Pada contoh di atas karyawan bekerja di hari yang sama, meskipun jam mulai dan berakhir kerja berbeda-beda. Lalu bagaimana dengan sistem kerja shift yang waktu kerjanya bisa sampai melewati hari atau lebih dari 24 jam?

Jika Anda mencoba menguranginya langsung maka hasilnya tidak akan bisa diidentifikasi. Untuk kasus ini cara yang perlu dilakukan sedikit berbeda. Ada dua opsi yang bisa Anda gunakan. Silakan simak tutorial berikut supaya lebih jelas.

Cara 1

Merujuk dari situs resmi Microsoft, kita bisa menuliskan waktu kerja secara lengkap dengan tanggal, bulan dan tahun. Yang perlu dilakukan adalah sebagai berikut:

  • Masukkan judul kolom sesuai kebutuhan, berikut nama-nama karyawan yang ingin dihitung jam kerjanya.
  • Pada sel waktu mulai dan berakhir silakan isi tanggal masuk kerja dan waktu masuknya. Agar formatnya seragam Anda bisa mengubah format sel dengan cara klik kanan lalu pilih Format Cells. Pilih opsi Custom dan pilih atau ketikkan format dd/mm/yyyy hh.mm. Akhiri dengan klik tombol OK.

  • Contohnya adalah seperti gambar di bawah ini.

  • Berikutnya tuliskan rumus untuk mengetahui durasi kerja masing-masing pegawai. Tuliskan rumus yang sama dengan di atas, yakni = sel Berakhir – sel Mulai. Misalnya pada contoh ini kami tuliskan rumus =C8-B8. Lalu tekan tombol Enter.

  • Copy atau drag titik di pojok kanan bawah teks untuk menyalin rumus tersebut ke sel-sel lainnya. Sehingga kita bisa mengetahui berapa lama kerja masing-masing pegawai.

Cara 2

Mungkin Anda merasa cara di atas sedikit rumit karena harus memasukkan tanggal mulai dan tanggal berakhir. Jika Anda kesulitan Anda bisa mencoba cara kedua. Berikut penjelasan selengkapnya:

  • Sama seperti langkah di atas, silakan buat sebuah tabel, berikut jam mulai dan berakhir kerja tanpa tanggal.

  • Jangan lupa untuk menambahkan kolom selisih untuk mengetahui jam kerja pegawai.
  • Berdasarkan contoh di atas tulis rumus =C14+1-B14 lalu tekan tombol Enter.

  • Atau Anda juga bisa memakai rumus =C14-B14+IF(B14>C14;1).

  • Kedua fungsi di atas akan menghasilkan jawaban yang sama. Dan hasil akhir pada cara kedua ini sama seperti cara pertama. Anda hanya perlu menyesuaikan rumus di atas dengan cel pada tabel Anda.

Tambahan angka 1 pada rumus di atas bertujuan untuk mengabaikan jam apabila melebihi 1 hari atau sudah melewati hari.

Baca juga: Cara Menghitung Upah Lembur

Menghitung Masa Kerja

Setelah selesai membahas waktu kerja, sekarang kita bahas bagaimana cara menghitung masa kerja pegawai. Untuk mengetahuinya kita bisa memanfaatkan fungsi DATEDIF. Fungsi ini biasa dipakai untuk menghitung jumlah hari, bulan, maupun tahun yang ada di antara dua tanggal.

Fungsi ini tidak ada di dalam tab formula ataupun insert function formula bar. Sehingga kita perlu mengetikkannya secara manual jika ingin menggunakan rumus ini. Untungnya rumus DATEDIF tidaklah rumit. Silakan simak sintaks berikut:

=DATEDIF(start_date;end_date;”unit”)

Keterangan:

  1. start_date: diisi tanggal saat pegawai pertama kali mulai kerja.
  2. end_date: diisi dengan tanggal tertentu sesuai dengan keinginan. Anda bisa mengisinya dengan tanggal hari ini.
  3. unit: satuan waktu untuk menghitung selisih kedua perhitungan yang kita masukkan. Kita bisa menentukan tahun ataupun bulan.

Bagaimana cara menggunakannya? Silakan simak panduan berikut:

  • Silakan buat tabel yang memuat nama karyawan, waktu awal kerja, tanggal perhitungan, hingga masa kerja. Contohnya bisa Anda simak pada gambar di bawah ini.

  • Tuliskan rumus di atas pada kolom masa kerja. Jika ingin mengetahui masa kerja dalam satuan tahun, gunakan unit “Y”. Sedangkan untuk satuan bulan “M”. Apabila ingin menghitung sisa bulan kerja gunakan unit “MD”.
  • Contohnya pada tabel di atas kami isikan rumus =DATEDIF(B3;C3;”Y”) di sel D3 dan =DATEDIF(B3;C3;”YM”) di sel E3.
  • Silakan drag sel tersebut untuk mengkopinya ke sel-sel lainnya. Hasilnya akan seperti berikut.

Pada tanggal perhitungan Anda bisa mengisi tanggal pada saat pembuatan tabel dengan rumus TODAY atau NOW. Anda juga bisa menambahkan kata Tahun atau Bulan pada perhitungan dengan rumus &” Tahun” atau &” Bulan” setelah memasukkan rumus di atas tanpa ada spasi. Fungsi ini bertujuan untuk menambahkan kata tertentu pada hasil pengoperasian rumus Excel.

Sekian tutorial yang bisa kami sampaikan seputar menghitung waktu kerja. Anda bisa mengembangkan cara di atas sesuai dengan kebutuhan.



Loading...

Leave a Comment