Cara Membuat Mail Merge Di Word


Cara Membuat Mail Merge – Mail Merge biasa disebut sebagai surat massal. Hal tersebut tentunya bukan tanpa alasan, ini karena Mail Merge merupakan surat yang memiliki isi sama dan bisa dikirimkan ke banyak orang atau bisa dibilang untuk mengirim ke tujuan yang beragam.

Sebagai salah satu fitur yang dimiliki oleh Microsoft Word, mail merge memiliki fungsi untuk menangani masalah dalam hal surat menyurat. Seperti misalnya untuk membuat surat undangan, surat promosi penjualan, surat tagihan, yang bisa dikirim langsung ke beberapa penerima.

Cara Membuat Mail Merge Di Word

Nah, jika Anda sedang ingin membuat undangan untuk suatu acara tetapi cukup merepotkan jika setiap ingin mencetak undangan harus mengetikkan secara manual terlebih dahulu nama dan juga alamat dari si penerima undangan maka Anda bisa mempersingkat pekerjaan Anda tersebut dengan menggunakan bantuan mail merge.

Dalam hal ini Anda hanya perlu melakukan switch data nama penerima lalu mencetaknya. Disamping itu, Anda juga akan membutuhkan database dari Microsoft Excel. Namun jarang sekali orang yang mengetahui cara ini. Sebab jika dilihat secara sekilas cara membuat mail merge terlihat sangat rumit.

Maka dari itu, kami disini akan memberikan panduan bagaimana cara membuat mail merge di Microsoft Word dari data Excel. Namun sebelum itu mari simak terlebih dahulu mengenai pengertian dan fungsi mail merge di bawah ini.

Baca juga: Cara Membuat Struktur Organisasi

Pengertian Mail Merge
Pengertian Cara Membuat Mail Merge Di Word

Pengertian mail merge secara umum adalah fitur pada Microsoft Word yang memiliki fungsi untuk membuat data dalam jumlah banyak secara otomatis. Ada dokumen yang umumnya digunakan untuk membuat mail merge, diantaranya:

  • Data Source, merupakan suatu dokumen yang berisi suatu data pribadi dari masing-masing penerima. Seperti misalnya nama penerima, alamat penerima, tanggal lahir, dan lain sebagainya. Data Source bisa dibuat dengan mudah melalui aplikasi Excel, Acces, Outlook, dan lainnya.
  • Dokumen Master, merupakan dokumen utama yang dimana memiliki isi sama untuk semua penerima dan hanya dibuat di Microsoft Word.

Tutorial Cara Membuat Mail Merge

Tidak serumit yang dibayangkan oleh kebanyakan orang, sebenarnya pembuatan mail merge bisa dibilang sangat mudah. Pembahasan selanjutnya kami akan menjelaskan langkah-langkah membuat merge mail secara lengkap dengan jelas sehingga bisa Anda ikuti dengan mudah. Sebagai contoh, kami menggunakan mail merge untuk membuat piagam atau sertifikat. Adapun tahapan caranya adalah sebagai berikut ini:

Langkah Pertama: Membuat Data Source

Pertama, bukalah aplikasi Microsoft Office Excel 2013 lalu buatlah data seperti berikut ini. Lalu bisa Anda simpan di folder yang mudah dicari, dengan nama Data Source.xlxs atau bisa juga sesuai dengan keinginan Anda sendiri.
Cara Membuat Mail Merge Di Word

Langkah Kedua: Membuat Dokumen Master

Silahkan Anda buka aplikasi Microsoft Word 2013, lalu buatlah piagam seperti berikut ini. Anda bisa menyimpannya dengan nama Dokumen Master – Piagam.docx atau sesuai keinginan Anda sendiri.
Cara Membuat Mail Merge Di Word

Langkah Ketiga: Menghubungkan Antara Data Source dengan Dokumen Master

Mail merge Word bisa dibuat dengan menghubungkan antara data source dengan dokumen master (file text) yang dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut:

  1. Silahkan Anda aktfikan Dokumen Master atau dokumen word yang sudah disimpan sebelumnya (Dokumen Master – Piagam.docx). Untuk Field Data Source bisa Anda masukkan langsung pada isian <<NAMA>> dan <<JUARA>>>.
  2. Berikutnya pilih MAILIGS kemudian klik Start Mail Merge. Lalu silahkan Anda pilih Step-by-Step Mail Merge Wizard.
    Cara Membuat Mail Merge Di Word
  3. Kemudian akan muncul jendela Mail Merge yang berada tepat disisi kanan dokumen. Pada jendela tersebut Anda bisa mulai mengatur mail merge step by step. Maksudnya adalah Anda bisa mengatur dengan beberapa step atau langkah (ada 6 step).
    Cara Membuat Mail Merge Di Word
  4. Step 1: Pada langkah ini Anda harus menentukan jenis dokumen terlebih dahulu. Silahkan pilih Letters lalu klik Next: Starting document untuk bisa menuju ke step 2.
    Cara Membuat Mail Merge Di Word
  5. Step 2: Silahkan pilih Use the current document lalu klik Next: Select recipients untuk menuju ke step 3.
    Cara Membuat Mail Merge Di Word
  6. Step 3: Selanjutnya Anda bisa pilih Use an existing list lalu klik Browse.
    Cara Membuat Mail Merge Di WordKemudian akan tampil jendela Select Data Source. Silahkan cari tempat penyimpanan file Data Source.xlxs. Pilih file tersebut kemudian klik langsung Open.
    Cara Membuat Mail Merge Di Word
    Jika sudah klik open maka akan tampil sebuah jendela, yakni jendela Select Table. Pada jendela ini Anda harus bisa menentukan lokasi Worksheet penyimpanan data source (sebagai contoh, data source pada tutorial kali ini berada pada sheet1). Dengan begitu untuk jendela Select Table tinggal Anda klik OK.
    Cara Membuat Mail Merge Di Word
    Jendela terakhir yang akan muncul kembali adalah Jendela Mail Merge Recipients. Pada jendela terakhir ini Anda bisa mencentang dan menghapus centang masing-masing kotak untuk dapat mengontrol penerima yang ingin digabungkan. Secara default memang semua penerima diharuskan untuk dipilih. Maka dari itu, Anda bisa langsung klik OK.
    Cara Membuat Mail Merge Di Word
    Tahap terakhir untuk step 3 ini adalah dengan klik Next: Write your letter untuk bisa menuju ke step 4.
  7. Step 4: Pada langkah ini Anda harus menentukan lokasi field mail merge. Langkah pertama yang harus dilakukan adalah dengan blok field <<NAMA>> pada document, kemudian pilih More items…
    Cara Membuat Mail Merge Di Word

    Lalu akan tampil jendela Insert Merge Field. Silahkan Anda pilih Database Fields, kemudian pada pilihan fields langsung saja pilih NAMA. Selanjutnya bisa klik Insert kemudian klik Close.
    Cara Membuat Mail Merge Di Word
    Langkah berikutnya hampir sama dengan langkah sebelumnya, yaitu dengan blok field <<JUARA>> pada document, kemudian pilih More items. Lalu akan tampil jendela Insert Merge Field. Silahkan Anda pilih Database Fieds, lalu pada pilihan fields Anda harus memilih JUARA, lalu klik Insert dan kemudian klik Close.
    Cara Membuat Mail Merge Di Word
    Langkah terakhir pada step ini adalah dengan klik Next: Priview your letter untuk menuju ke step 5.
  8. Step 5: Pada dokumen akan muncul tampilan Data Source yang telah ditentukan sebelumnya, yaitu data field <<NAMA>> dan <<JUARA>>. Anda harus pastikan bahwa data tersebut sudah benar. Disini Anda bisa menggunakan panah gulir kanan dan kiri untuk bisa melihat data field lainnya.
    Cara Membuat Mail Merge Di Word
    Langkah terakhir pada step 5 adalah dengan klik Next: Complete the merge untuk bisa melanjutkan ke step 6.
  9. Step 6: Step ini merupakan langkah terakhir. Apabila Anda tidak mau melakukan pencetakan maka Anda bisa langsung menutup jendela mail merge. Namun jika Anda ingin mencetaknya secara langsung maka bisa klik Print.
    Cara Membuat Mail Merge Di Word
    Selanjutnya akan tampil jendela baru, kemudian klik OK.
    Cara Membuat Mail Merge Di Word
    Setelah itu, akan langsung tampil jendela Print. Jika memang diperlukan, silahkan Anda melakukan perubahan pada pengaturan print kemudian klik OK. Jika sudah maka Piagam akan langsung dicetak.
    Cara Membuat Mail Merge Di Word
  10. Pada tahapan terakhir Anda bisa langsung menyimpan dokumen.

Baca juga: Cara Membuat Label Undangan

Note: Penting diketahui bahwa fitur mail merge di Microsoft Word seringkali mengalami masalah ketika menggunakan pembulatan angka ataupun penulisan format tanggal yang tidak sesuai dengan database. Untuk solusinya Anda bisa mendapatkannya dengan search di google.

Demikian tutorial cara untuk membuat mail merge di Microsoft Word yang dapat kami sampaikan  kali ini. Semoga bermanfaat!



Loading...

Leave a Comment